Недавно мой коллега обратился ко мне за помощью. В его почтовом ящике скопилось огромное количество писем. Почти 15000 сообщений! Он посетовал что ему очень трудно работать с таким объемом корреспонденции и работа с почтой отнимает очень много времени. Макс (так зовут моего коллегу) попросил помочь ему в поиске решения по упрощению работы с почтой.
Посмотрев что происходит с его почтовым ящиком я обнаружил что он использует несколько ящиков для разных целей и в последующем собирает всю почту в одном конечном ящике.
В едином ящике у него была и личная почта и рабочая, а также много без полезных сообщений.
Для работы с почтой Макс использует Outlook 2007 что очень поможет в решении его проблемы.
Я посоветовал Максу настроить автоматическую сортировку писем согласно их предназначению и вот что у нас из этого получилось.
И так мы решили составить такой план работы с почтой:
1. Продумываем для себя категории писем и создаем соответствующие папки для хранения
2. Анализируем письмо. Если оно важно и требует каких либо действий то мы его перемещаем в нужную папку и маркируем для того чтобы в последующем легко найти.
Если письмо совсем не важно то отписываемся или блокируем отправителя и переносим все письма в корзину. Ну а если мы в сомнениях то как и в первом случае откладываем письмо в отдельную папку для последующего принятия решения.
3. Тестируем и отлаживаем правила сортировки писем.
И так что мы имеем на первичном этапе. Почтовый ящик который просто завален письмами!
Представьте себе что на вашем столе лежит 15 тысяч писем и они все по разным темам и все имеют разную важность. Помните притчу о не доставленном сообщении в результате которого была проиграна война? Ну или просто вспомните как работает Почта России ))
Ну что же возьмем лопату и будем разгребать эту кучу. Конечно Макс это будет делать сам я лишь покажу ему как создавать правила для сортировки.
Берем первое письмо для анализа:
2. Согласно этому анализу создаем папки где будут храниться данные письма
Посмотрев что происходит с его почтовым ящиком я обнаружил что он использует несколько ящиков для разных целей и в последующем собирает всю почту в одном конечном ящике.
В едином ящике у него была и личная почта и рабочая, а также много без полезных сообщений.
Для работы с почтой Макс использует Outlook 2007 что очень поможет в решении его проблемы.
Я посоветовал Максу настроить автоматическую сортировку писем согласно их предназначению и вот что у нас из этого получилось.
И так мы решили составить такой план работы с почтой:
1. Продумываем для себя категории писем и создаем соответствующие папки для хранения
2. Анализируем письмо. Если оно важно и требует каких либо действий то мы его перемещаем в нужную папку и маркируем для того чтобы в последующем легко найти.
Если письмо совсем не важно то отписываемся или блокируем отправителя и переносим все письма в корзину. Ну а если мы в сомнениях то как и в первом случае откладываем письмо в отдельную папку для последующего принятия решения.
3. Тестируем и отлаживаем правила сортировки писем.
И так что мы имеем на первичном этапе. Почтовый ящик который просто завален письмами!
Представьте себе что на вашем столе лежит 15 тысяч писем и они все по разным темам и все имеют разную важность. Помните притчу о не доставленном сообщении в результате которого была проиграна война? Ну или просто вспомните как работает Почта России ))
Берем первое письмо для анализа:
Анализируем:
1. Макс увлекается различными тренингами и подписывается на разные подписки и это письмо как раз такого плана. Это письмо он классифицировал как письмо Личного характера. Подкатегория \Рассылки\ Олег Горячо.
Данное письмо не имеет особой ценности но так как от этого отправителя могут быть и более полезные письма мы это письмо пока удалять не будем и дадим ему метку ознакомится позже.
Если бы это было единственное письмо мы бы просто перенесли письмо в нужную папку. Но так как подписка была оформлена давно то писем могло приходить много.
2. Согласно этому анализу создаем папки где будут храниться данные письма
3. Ну а теперь нужно создать правило обработки:
Алгоритм такой:
1. Выбрать из всей массы письма от нужного отправителя
2. Переместить их в указанную папку
3. При необходимости поставить метку
Для того чтобы создать правило нужно вызвать мастер создания правил. Для этого на нужном письме вызовите контекстное меню и выберите нужный пункт.
Макс решил метки не ставить и поэтому у нас всего 2 действия.
Указать кто отправитель и куда поместить.
На создание правила ушло одна минутка а обработалось почти 40 писем.
Представьте сколько времени ушло бы у вас на обработку вручную.
На этом первую часть я заканчиваю и оставляю Макса разбирать свою почту а в следующем посте я расскажу как создавать более сложные правила.
Комментариев нет:
Отправить комментарий